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CURSO PROFISSIONAL MS OFFICE EXCEL
CURSO PROFISSIONAL MS OFFICE EXCEL

                                                    APOSTILA PRÁTICA DA PLANILHA MICROSOFT Excel

                                                                               INTRODUÇÃO

O Microsoft Excel é uma das planilhas eletrônicas mais utilizadas no planeta e o objetivo desta apostila é a de explorar esta importante ferramenta e tirar o máximo proveito, ensinando os principais segredos das planilhas eletrônicas e o modo mais eficiente de criá-las e utilizá-las no dia a dia.

Trocando em miúdos, o Microsoft Excel é um software para criação e manutenção de planilhas eletrônicas. Para entender melhor o que é uma planilha eletrônica e quando devemos utilizar o Microsoft Excel, considere a seguinte analogia: “Utilize este software para resolver um problema que, manualmente, você resolveria utilizando-se dos seguintes instrumentos: papel, lápis, borracha e calculadora”.

O Excel permite, além da manipulação de cálculos em planilhas, a inclusão de gráficos criados com base nos dados da planilha. Podem ser criadas planilhas de cálculos para orçamentos, previsão de planejamento para investimentos futuros, diversos tipos de tabelas, controle de gastos, controle de caixa, etc.

Para melhor entendermos o que é planilha, vamos imaginar que você tenha uma pequena empresa com 5 funcionários e deseja automatizar o cálculo de impostos e salários. Ou então, que deseja automatizar o controle de frequência de alunos de uma determinada turma de uma pequena escola. Neste caso, o Excel é o mais adequado.

O presente curso, por mim desenvolvido, é baseado em exercícios práticos de planilhas as quais seguirão as fórmulas de soma, subtração, multiplicação, divisão e porcentagem e planilhas contendo esses cinco elementos ao mesmo tempo.

Depois vocês aprenderão a criar qualquer modelo de planilha. modificar uma planilha depois de pronta, inserir figuras, cores e linhas em uma planilha, depois aprenderão a construir planilhas com diversos tipos de funções e funções aninhadas.

Por último, aprenderão a construir planilhas que precisam de gráficos, um show para fazer seus ouvintes "babarem" com suas apresentações!

Este curso levou anos para chegar a seu formato original e agora estamos disponibilizando este trabalho GRATUITAMENTE para vocês, que passaram até mesmo anos sendo enganados com vários "cursos" que nunca lhe ensinaram nada de real sobre este poderoso software.

As aulas serão inseridas todos os finais de semana, até terminarmos o curso completo. Este não é um curso, mas um verdadeiro guia passo a passo sobre soluções de planilhas em Excel.

Bom proveito a todos e apenas advirto que este conteúdo pode ser publicado livremente, pode ser alterado, mas NUNCA PODERÁ SER VENDIDO! É gratuito e sempre será!

Paulo Sérgio de Oliveira, autor do conteúdo deste site.

© A VENDA OU COMERCIALIZAÇÃO DESTA APOSTILA É PROIBIDA; entretanto a mesma poderá ser divulgada em qualquer site, modificada, alterada e acrescida de novos dados, desde que a fonte original seja inserida nos créditos.

 

Quando você abre o MS Excel, esta é a tela inicial apresentada. Ela já tem um título provisório, como se vê bem acima, cujo nome é Pasta1.

É chamada de pasta, pois, diferentemente do MS Word, na parte de baixo, onde se encontra Plan1, Plan2 e Plan3, você pode criar várias planilhas que estejam relacionadas ao assunto principal, inserindo os novos dados em cada planilha e ainda podendo criar outras planilhas. Entretanto, é bom evitar um excesso de dados, limitando tudo de acordo com o tema da pasta criada.

As linhas mostradas na pasta, na realidade não existem, servem apenas para orientação na hora de se montar uma planilha. Para inserirmos as linhas é necessário um procedimento que iremos aprendendo ao longo do nosso curso. A razão das linhas não estarem inseridas é porque cada planilha pode ter um layout próprio e cada uma delas terá um formato diferenciado.

Provavelmente, ao fazer este curso, você já terá passado pela Microsoft Word e já está familiarizado com os comandos do mesmo, que são bem parecidos com o do Excel. Assim, ao longo do mesmo, iremos praticando os comandos relativos ao Excel.

LINHA – dentro do Excel as linhas são identificadas com números no canto esquerdo da tela e elas vão de 1 até 65.536. Ou seja, em cada planilha podemos ter até 65.536 linhas.

COLUNA – as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras, como nas placas de carros (AA, AB, BA, CD, HJ, LL, etc.) até totalizarem 256 colunas. As colunas possuem tamanhos variáveis que podem ser modificados de acordo com as necessidades.

CÉLULA – é o cruzamento de uma letra com um número. Por exemplo, na coluna A, ao clicarmos no número 10, por exemplo, aparecerá um retângulo com a moldura mais espessa, ou seja, é a célula A10.

Conforme vimos no início, diferentemente do Word, onde cada trabalho precisa ser aberto em um documento diferente, no Excel podemos usar uma única pasta de trabalho e para cada assunto diferente, vamos passando para as planilhas (plan1, plan2, plan3, que já ficam pré-visualizadas, mas podemos acrescentar mais planilhas, podendo ser inseridas até 30 planilhas em cada pasta de trabalho) e para sabermos o assunto de cada uma das planilhas, damos nomes diferentes para cada uma delas.

As planilhas podem ser renomeadas, acrescentas ou excluídas em cada pasta de trabalho e podem se relacionar entre si, inclusive como se fosse resumo. Por exemplo: na plan1 eu posso ter um relatório e na plan2 eu posso ter um resumo desse relatório, sendo que cada vez que eu modificar os dados da plan1, automaticamente os dados da plan2 também são alterados sem que eu tenha de fazer isso manualmente.

© A VENDA OU COMERCIALIZAÇÃO DESTA APOSTILA É PROIBIDA; entretanto a mesma poderá ser divulgada em qualquer site, modificada, alterada e acrescida de novos dados, desde que a fonte original seja inserida nos créditos.

 

                                                           MOVIMENTANDO-SE ATRAVÉS DE UMA PLANILHA

Há várias maneiras de se movimentar por uma planilha, usando as teclas de direção do seu teclado e deixando o mouse um pouco de lado (Se você começar a usar muito qualquer programa, com certeza, vai querer deixar o mouse de lado, pois vai aprender com o tempo que o uso constante do mouse muitas vezes atrapalha mais do que ajuda). Na tabela abaixo, temos as principais setas de movimentação e o seu uso.

 

ERRATA!

PAGE UP - MOVE UMA TELA PARA CIMA.

PAGE DOWN  - MOVE UMA TELA PARA BAIXO,

Você também pode deslocar-se para qualquer célula, utilizando o mouse. Basta clicar na célula desejada que o cursor ficará posicionado na mesma. Também estão disponíveis na barra de rolagem horizontal e vertical, para que possamos nos deslocar mais rapidamente para diferentes pontos de uma planilha.

 Para se deslocar de uma planilha para outra, basta clicar na planilha desejada (plan1, plan 2, plan3, etc).

 

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                                                                   ESTUDOS PRÁTICOS USANDO AS FÓRMULAS NO EXCEL

Fórmula é o modo mais prático de se trabalhar no Excel, pois agiliza e dá rapidez ao nosso trabalho como também simplifica todas as tarefas.

Vamos construir planilhas, começando pela fórmula da soma.

Vamos realizar uma soma utilizando o recurso de AUTOSOMA. Na figura abaixo, este recurso está sendo mostrado na área de trabalho do Excel.

As planilhas onde são inseridas somas são variadas, mas o processo de trabalho é o mesmo. Abra uma página do Excel e salve a mesma com o nome de Exerc. de soma.seu nome (se o seu nome é José, a pasta ficará assim: Exerc. de soma.josé).

Digite os valores conforme mostrados na figura acima (De A1 até A8). Depois clique na célula A9, pois é ali que vamos inserir o nosso resultado. Em seguida leve o mouse até o ícone “AutoSoma”, clique no menu drop down (o triângulo de cabeça para baixo) ao lado do ícone de AutoSoma e na caixa de diálogo que se abrir, clique na opção “Soma”. Depois tecle “Enter” e o resultado (58), aparecerá automaticamente na linha 9.

Outra maneira de fazer a soma é a seguinte:

Na célula A9, digite: =soma(A1:A8) e depois aperte a tecla “Enter”. O resultado será também 58.

Você pode digitar a fórmula de outro modo: Clique na célula A9 e digite =(soma (Sem o segundo parêntesis), depois clique com o mouse na linha A1 e mantendo o mouse apertado, vá descendo até a linha A8. Em seguida feche o parênteses e aperte “Enter” e o mesmo resultado aparecerá.

Agora dê um duplo clique em “plan1” e observe que a mesma ficou selecionada de um modo diferente. Escreva o seguinte: soma1 e depois aperte “Enter”.

Quando você está com a célula A9 selecionada (que contém a fórmula), observe que a mesma está descrita mais acima, onde fica a barra de fórmulas, (mostrada pela seta vermelha da figura acima)!

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No próximo exemplo, vamos construir outra planilha para praticarmos um tipo diferente de soma. Dê um duplo clique em “plan2” e dê a mesma o nome de soma2; observe que a nova planilha está em branco. Agora, copie os dados conforme estão na planilha abaixo (A1 - 10, B1 - 25, C1 - 15 e D1 - 10).

 

Na célula E1, digite a fórmula: =SOMA(A1:D1) e depois tecle “Enter”, para gerar o resultado.

Mais uma vez, observe que na célula onde a fórmula foi inserida, a mesma é apresentada mais acima, na barra de fórmulas!

Abaixo, a planilha depois de pronta!

Recorda-se que você pode digitar parte da fórmula =soma(A1:D1, deixar o parêntesis aberto e clicar em A1, arrastar até D1, depois fechar o parêntesis e clicar Enter, que o resultado será o mesmo?

Na mesma planilha, abaixo, mostramos isso na prática (A1 até D1 fica com uma linha azul):

Depois de fechar o parêntesis, você aperta Enter, o resultado 60 é exibido e a fórmula fica visível.

 

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No próximo exercício vamos somar números dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereços diferentes. Clique duas vezes em “plan3” e dê o nome para a mesma de soma3 e em seguida digite os dados conforme o exemplo abaixo. Na coluna E, digite apenas o título “TOTAIS”.

Na célula “E4”, digite a fórmula: =A3+C3 e em seguida aperte a tecla “Enter”.

Na célula “E5”, digite a fórmula: =B3+D3 e em seguida aperte a tecla “Enter”.

Conforme vimos, quando as células se encontram intercaladas, precisamos usar o sinal de +, caso contrário o Excel interpretará as células como se fossem adjacentes e dará uma mensagem de erro de valor. Veja a segunda parte da planilha na figura abaixo, observando que no total de luz, antes de teclarmos Enter, as células ficam destacadas e em cores diferentes, para não ficar dúvidas de que são elas que fazem parte da fórmula:

 

 

Vamos dar forma profissional à nossa planilha.

Clique na célula A2 e mantendo o mouse apertado, arraste até a célula E2. Com as mesmas selecionadas, clique no ícone centralizar. Agora, os dados ficaram bem certinhos. A figura abaixo mostra esse ícone, destacado pela flecha vermelha:

 

“TOTAL DE ÁGUA” E “TOTAL DE LUZ”, estão numa linha mais longa, mas se você observar melhor verá que eles absorveram as células A, B, C e D. Para transformar essas células em uma única linha, clique em A4, onde foi digitado o título “TOTAL DE ÁGUA” para selecionar o mesmo e mantendo o mouse clicado, arraste até D4. Na barra de ferramentas, há um ícone chamado de “Formatar”. Na figura abaixo, temos esse ícone, destacado pela seta vermelha:

 

 Clique no drop down (o triângulo invertido abaixo deste ícone), O menu vai abrir e você vai clicar na última opção (Formatar células). Uma nova caixa de diálogo ficará visível (figura abaixo):

 

Caso não esteja marcado, clique na guia Alinhamento, na parte de cima dessa caixa de diálogo.

Vá até a opção Controle de texto e marque a caixa de diálogo Mesclar células. Depois clique em OK e as células ficam arrumadinhas, conforme na figura abaixo:

 

Faça o mesmo procedimento com “TOTAL DE LUZ”.

Agora vamos formatar os valores monetários. Para isso, clique sobre a célula A3 e mantendo o mouse pressionado, deslize o mesmo até a célula D3. Em seguida clique no menu “Formatar” e em seguida, na opção “célula”. A mesma caixa de diálogo acima será exibida novamente; clique na opção ”Número”, depois na opção  “Moeda”. Normalmente a primeira opção já estará no formato monetário nacional. Clique em OK e todos os valores passam para Real (R$).

Faça o mesmo procedimento com os valores das células E4 e E5, onde estão os valores de Total de água e Total de luz.

Veja o resultado abaixo:

Para finalizar o toque profissional de nossa planilha, vamos inserir as bordas da mesma.

Muitos se perguntam a razão do Excel não colocar as bordas automaticamente. O motivo é que cada usuário é quem define o tipo de borda que deseja: se quer só as linhas horizontais, ou as verticais, ou se deseja apenas as bordas externas. Por este motivo, a borda é definida por cada usuário de acordo com o desejado.

Selecione de A1 até E5. Em seguida, clique no ícone “Bordas”, (indicado pela seta vermelha) e clique no drop down para selecionar o tipo de borda desejado. Clique na opção “Todas as bordas” e observe que agora toda a parte onde a planilha foi selecionada está com uma borda mais forte. Antes de finalizar e salvar sua planilha, selecione as células E2 e E3, clique em Formatar, depois Células e na caixa de diálogo que se abrir, clique na guia Alinhamento e depois Mesclar células e OK

 

À medida que formos nos aprofundando, vamos conhecendo outros comandos de formatação de forma prática.

Na próxima semana, novas lições serão inseridas. Bons estudos e até lá!

© A VENDA OU COMERCIALIZAÇÃO DESTA APOSTILA É PROIBIDA; entretanto a mesma poderá ser divulgada em qualquer site, modificada, alterada e acrescida de novos dados, desde que a fonte original seja inserida nos créditos.

 

A próxima planilha será mais elaborada, conforme vemos a seguir. Digite na linha 2: A2; MÊS; B2: LATICINIOS; C2: VERDURAS: D2: ENLATADOS; E2: CEREAIS; F2: PANIFICAÇÃO; G2: GERAL, Em seguida digite os meses na coluna A e depois os valores,  conforme exibidos na planilha abaixo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Na célula B9, digite a fórmula: =SOMA(B3:B8), tecle “Enter” e o resultado será gerado. Faça o mesmo procedimento com a coluna C9, observando que agora a fórmula digitada será: =SOMA(C3:C8). Faça o mesmo procedimento com a coluna D9 =SOMA(D3:D8), com a coluna E9 =SOMA(E3:E8) e com a coluna F9 =SOMA(F3:F9). Agora, na célula  G9, digite a seguinte fórmula: =SOMA(B9:F9), tecle “Enter” e você terá o somatório geral de todos os itens do 1º semestre. Observe que você agora tem o sub-total de cada mercadoria e o total geral. Confira na planilha abaixo:

Neste tipo de planilha, NUNCA FORMATAMOS O CABEÇALHO ANTES, pois as demais linhas e colunas ficariam limitadas ao padrão inicial e se fosse necessário fazer uma expansão maior que o tamanho do cabeçalho, isso não seria possível.

 Conforme você vai perceber, os subtítulos da linha 2, menos o título MÊS e GERAL estão sobrepostos. Para expandir as células e permitir a leitura dos subtítulos, selecione todas as células – de A2 até G9 - e depois clique no menu “Formatar” (Que já vimos acima como é feito o acesso) e depois na guia “Auto Ajuste de Largura da Coluna”. Observe que as colunas se expandem para que todos os conteúdos possam ser visualizados.

Veja o resultado na figura abaixo:

 

Em seguida selecione de A3 até A9 e faça o mesmo procedimento.

Depois disso, selecione A1 até G1, onde digitamos o título e depois clique no ícone “Mesclar e centralizar” para que o título seja ajustado à planilha.

Formate os valores financeiros, selecionando de B3 até G9. Caso algumas colunas fiquem com uns riscos, ao invés de números, significa que os valores monetários estão maiores que a largura da coluna. Com os valores ainda selecionados, volte em Formatar e em seguida clique na opção de Auto Ajuste da Largura da coluna. Pronto, todos os valores monetários ficarão visíveis normalmente!

Insira as bordas, seguindo os procedimentos feitos anteriormente. Aproveite para centralizar os subtítulos da coluna2, conforme visto anteriormente. Perceba que deixamos todos os valores monetários alinhados à direita!

Confira o resultado com a planilha abaixo:

Na página seguinte, vamos continuar nossos estudos, praticando com fórmulas de subtração e depois fazendo uma junção de exercícios com soma e subtração. 

Clique na figura  abaixo e continue seus estudos!

Curso de Excel 2

 

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